何謂秘書

24, Dec 2008 09:58

1.成為專業秘書的必備條件：溝通協調能力、高EQ與耐心

秘書朋友公認溝通協調能力(80.88%)、高EQ與耐心(78.25%)，是秘書必備的條件，而責任感(51.93%)，解決問題的能力(56.32%)，也是被認為應具備的條件，足見秘書經常巧伴公司的溝通高手，且須面對許多問題及壓力，必須要高EQ且有責任感的人才能適任，因此，秘書工作並非人人都可以適任；所幸，這樣的能力也可以經由訓練及學習而改進。

一般也認為，認為曾任秘書一職，圓融人際溝通能力(55.96%)，得體的應對進退能力(53.51%) 優異的行政能力(47.54%)，對轉職會有加分效果。

2. 秘書平日的工作

文件檔案管理仍是本次受訪秘書最主要的工作內容，佔了73.68%，主管行程安排確認42.98%，資料搜尋41.75%，會議安排及紀錄40.7%；由此可見，現今秘書的主要工作內容仍與傳統的秘書相同，只是使用的工具不同。但是由受訪對象的資歷約莫在四年以下，年紀也多在25歲以下，大多初入社會，因此基礎的行政工作會佔很大的比例。

據本次統計，工作繁雜瑣碎是秘書認為最辛苦的地方(60.0%)，而工作的內容和責任不易界定，則是另一項秘書認為頭疼的問題(50.18%)。

事實上，為協助主管，秘書經常處理跨部門的工作，因此更需要主管明確的授權，以免被指為「代替上司發號司令、假傳聖旨」。至於一般上班族所認為的秘書工作量大、工時長、得隨時準備應戰，秘書朋友反似甘之如飴。

3. 秘書最應避免的錯誤有哪些

不論是秘書朋友和一般上班族皆認為，「洩漏機密」，以及「代替上司發號司令假傳聖旨」，是最應避免的錯誤。

秘書真的會知道很多機密嗎? 會的! 秘書會經手許多資料，包括機密資料，因此很多好事者會來打探消息，秘書必須具備這方面的敏感度，並謹守秘書工作的職責，保守秘密，以免鑄成大錯。

另外，代替上司發號司令假傳聖旨是大家所痛惡的，秘書朋友必須清楚自己的職權範圍，小心勿濫用權力。

秘書朋友認為，第三項應該避免的錯誤為「資訊檔案管理紊亂」，可見龐大的資訊整理是秘書共同的困擾。因為，秘書每日經手的資訊流量大，而且資訊收集也是秘書重要的工作項目，良好的檔案管理及知識管理是一項非常重要的技能，而且秘書必須同時配合上時間管理，才能讓工作得心應手；經常有人戲稱秘書必須像八爪章魚才能同時應付大量瑣碎的工作，並滿足各方的需求。

4.秘書平均年資3.75年，平均薪資NT$30,685.49

雖然有55.62%的受訪秘書表示喜歡目前的秘書工作，但是有高達69.82%的人表示考慮轉職。受訪者的秘書年資在二年以下高達50.0%，年資2-4年的有20.7%，超過十年年資的秘書只佔5.79%。

對照受訪者對薪資的滿意程度，46.32%表示普通，感到不滿意及非常不滿意的有33.86%，雖九成的受訪者的學歷在大專以上，但薪資在NT$25,000-以下就佔33.87%，原因可能因為秘書或行政人員的供給大於需求，許多人想從事秘書及行政人員等工作，但職缺有限，因此薪資水準無法提高；另外，秘書及行政人員流動速率增加是近年產生的現象，滾石不生苔，薪資的累積也相形困難。

5.最討厭的主管：心胸狹窄，朝令夕改，言行不一致

秘書最主要的工作是輔佐主管完成各項任務。但是問到秘書最討厭什麼樣的主管，由研究統計結果，得到上述排名。其實，並非表示主管都是心胸狹窄或朝令夕改的人，而是秘書在每日繁雜的工作中，喜歡得到明確的指示及授權，以免花費時間與精力作不必要的工作。

在此特別提醒各位秘書朋友，若想得到主管的充分授權與信任，除了要有專業的技能與知識，更重要的是您必須具備有足以讓人信賴的人格特質，而且您必須與主管培養良好的默契；人格特質與默契，除了天性以外，非常需要長時間的經營。

另外，由於主管必須對所作所為，承擔最後的責任，且因主管日理萬機，思考層面不同，故很有可能在最後一秒推翻先前的決定，秘書朋友的責任就是盡力配合。

6. 什麼星座最適合秘書工作

根據統計，不論是秘書朋友和一般上班族皆認為，處女座是最是合作秘書工作的星座，因為秘書的工作需要細心及耐心。

但是，根據受訪秘書朋友的基本資料分析，12的星座的秘書人數比例相當平均，大約皆在8%上下，反倒是熱情有勁的射手座勇奪冠軍9.65%，個性兩極的雙子座則敬陪末座為5.96%。

其實，秘書的選任標準，通常是配合主管及公司的需求，因主管的個性不同，工作的內容不同，行業不同，就需要不同類型的秘書相佐；開朗、積極又快節奏的射手座，因能配合主管快速的腳步，所以為數眾多，而處女座吹毛求疵的個性，在追求時效的場合中，不見得有加分效果。

7. 若您是主管，請問您偏好用哪一類型的秘書?

這項調查是只對一般上班族所作的調查，其中，聰明機伶24.67%奪冠，心思縝密23.42%次之。

很高興秘書終於擺脫花瓶的角色，但是很可惜，需要資深專業型秘書的僅佔6.72%，顯見一般人對專業秘書的認知不足。

事實上，前述秘書所必須具備的條件中，溝通協調能力、高EQ與耐心等等，皆可由專業訓練改進，知識管理及時間管理也是秘書非常重要的功課，而所謂專業秘書的「專業」並非只限定在語文能力以及電腦操作技巧等，圓融的溝通協調能力、高EQ與耐心、得體的應對進退、解決問題的能力等，通常也是資深秘書最具優勢之處。